Cómo mejorar la productividad de su empresa: Innovación y flexibilidad en los procesos de negocio

Actualización (31 enero 2013)

Las nuevas tecnologías están cambiando la forma de trabajar en las empresas. Hoy en día es normal que los empleados prefieran llevarse sus propios dispositivos a la oficina, lo que se conoce como BYOD (‘bring your own device’), ya que así pueden gestionar su correo electrónico corporativo y sus asuntos personales desde el mismo terminal. El BYOD permite a las empresas ahorrar costes en equipamiento informático y a los trabajadores mejorar su eficiencia, como refleja un estudio llevado a cabo en 11 países: el 80% de los Directores Informáticos cree que el BYOD ofrece una ventaja competitiva a la compañía (a).

Los trabajadores acceden a sus redes sociales pero también a las corporativas, que serán la principal herramienta de comunicación de las empresas en cuatro años, como contó a acens.tv Lluis Font (@LluisFont, Director General de Zyncro) durante el IX acens Cloudstage, quien destacó que las Redes Sociales Corporativas “incrementan la colaboración, el trabajo en equipo, la productividad”.

Estas y otras innovaciones han llegado a las empresas gracias a la Nube, que dota de mayor flexibilidad y disponibilidad a los negocios. De hecho la UE ha aprobado recientemente una estrategia para impulsar el Cloud, con el que espera generar 2,5 millones de nuevos empleos en Europa y un crecimiento económico de 160.000 millones de euros al año en el horizonte de 2020 (b).

El Cloud Hosting es una tendencia en alza, pero hay que contratar a un proveedor que garantice las máximas medidas de seguridad para proporcionar un entorno de alta protección.

Referencias:

(a) Estudio de la operadora BT vía PC Actual: [http://www.pcactual.com/articulo/actualidad/especiales/11839/byod_pros_contras_una_tendencia_imparable.html]

(b) Informe: “Liberando el potencial del Cloud Computing en Europa”

[http://ec.europa.eu/information_society/activities/cloudcomputing/docs/com/com_cloud.pdf]

Artículo original (16 mayo 2005)

Las empresas deben ser cada vez más competitivas y para ello necesitan innovar, no sólo, adaptándose y utilizando las Nuevas Tecnologías, invirtiendo en nuevos procesos de producción, bienes y servicios, sino también reorganizando sus recursos humanos y sus métodos de gestión (1).

En este sentido se dirigen las principales prioridades de la Unión Europea en el plano económico, alertando continuamente sobre la necesidad de las empresas de ser más productivas. En un entorno en el que las empresas no pueden competir por precio frente a países emergentes, es imprescindible apelar a la innovación para reforzar los servicios a los ciudadanos, mejorar la eficiencia operativa, estimular la competitividad y crear riqueza económica.

La empresa española pierde competitividad

En particular en España la situación se presenta más grave en comparación con otros países desarrollados tanto en Europa como a nivel mundial: la tasa general de productividad se sitúa en el 61%, lo que sitúa a nuestro país en el puesto número 23 del ranking mundial GCI publicado en el World Economic Forum (2).

Según un reciente estudio de la consultora Proudfoot Consulting(3), las principales causas del bajo índice de productividad en España son la escasa planificación, la insuficiente calidad de la gestión operativa y la escasa supervisión de los trabajos que se realizan. También se le da una relevante importancia a la insuficiente implantación de los sistemas informáticos adecuados o a la obsolescencia de las aplicaciones corporativas existentes. Otros factores que apuntan a que la efectividad laboral en España sea comparativamente insuficiente son la ineficacia de la comunicación interna, el poco grado de compromiso de los trabajadores con sus empresas y la inadecuada mano de obra.

Afortunadamente, un informe de las Cámaras de Comercio (4) revela que los empresarios españoles empiezan a conceder más importancia a varios factores competitivos clave antes que al precio. Estos son, por orden de importancia, la calidad, el servicio que se presta, los costes, la calificación del personal, la innovación y el precio. Asimismo, el mismo informe hace mayor hincapié en el área de I+D+i, pidiendo una reflexión general para hacer bastante más por parte de la sociedad y de las empresas.

La tecnología como base para ser más competitivos

Las empresas necesitan constantemente adaptar y mejorar sus procesos de negocio, pero frecuentemente encuentran trabas en las aplicaciones y sistemas instalados, que no están preparados para explotar nuevas oportunidades y adaptarse a los cambios de forma ágil.

Los empresarios destacan como medida importante para avanzar tecnológicamente la adquisición de sistemas avanzados que permitan:

• actualizar el plan de gestión, control y supervisión de la empresa, para que los empleados tengan claro a qué dedicar el tiempo que emplean realizando su trabajo,
• dotar a los empleados de herramientas y procesos que les ayudarán a optimizar su rendimiento,
• la cooperación con proveedores y clientes para poder responder con mayor calidad a las necesidades de los consumidores,
• la posibilidad de alcanzar economías de escala y la oportunidad de acceder a una venta directa y a nuevos mercados.

El BPM (Business Process Management), con su enfoque evolucionado y una tecnología punta, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de esa agilidad y flexibilidad necesarias para responder de una forma efectiva a los nuevos cambios y oportunidades de mercado.

Innovar en la empresa a través del BPM supone ganar en competitividad y ampliar las posibilidades de su negocio, pero para ello es imprescindible que los administradores y directivos de la empresa tengan la voluntad de optimizar sus procesos de negocio y de trabajo, la voluntad de mejorar los servicios ofrecidos a los clientes, y la habilidad de responder y adaptarse rápidamente a las condiciones y necesidades cambiantes de mercado.

Cómo proceder para implantar la tecnología de base

Las empresas deben hacer una selección rigurosa sobre qué tecnología van a implantar para sentar las bases de su competitividad. De hecho, maximizar el rendimiento de las inversiones realizadas en IT es hoy una de las prioridades de los directores de las empresas. En este marco, BPM se ha convertido en el aliado perfecto para lograr un alto ROI (retorno de la inversión), al ofrecer la agilidad y la flexibilidad necesarias para responder de forma rápida a los nuevos cambios y oportunidades de mercado.

Para implantar BPM es necesario el desarrollo de un entorno de portales (Intranet, Extranet, Internet) que integre y gestione todos los procesos de la empresa. El desarrollo puede hacerse de forma gradual, por área o departamento, por ejemplo: portal corporativo, portal del empleado, portal de proveedores, portal de ventas online, etc. Lo importante es que la plataforma seleccionada permita la escalabilidad para que el entorno pueda ser ampliado a otras áreas o departamentos, así como permitir la integración de otros sistemas existentes y de aplicaciones especializadas.

Para que una plataforma tecnológica sea la herramienta básica para la productividad de la empresa debe tener las siguientes características:

• un entorno de trabajo colaborativo, en el que cada empleado pueda editar contenidos y documentos, o interactuar con los aplicativos a los que tiene acceso, en cualquier momento y desde cualquier lugar;
• una gestión de usuarios controlada por roles y grupos de trabajo, que establezca diferentes niveles de acceso para garantizar la seguridad y la protección corporativa;
• el acceso preciso a la información mediante buscadores avanzados;
• un servicio personalizado a todos los usuarios del sistema: clientes, empleados, colaboradores, proveedores, directores, etc;
• capacidad para la definir y ejecutar reglas de negocio;
• una herramienta que permita diseñar, modificar, ejecutar y controlar workflows para todos los procesos de la empresa;
• capacidad para integrar otros sistemas existentes y aplicaciones especializadas;
• su diseño debe cumplir con criterios de usabilidad para asegurar tanto su uso efectivo como su crecimiento organizado;
• soporte en multiples idiomas.

Pero para obtener beneficios de la intranet corporativa no basta con adquirir la nueva tecnología, es necesaria además su correcta implantación de manera que permita:

• Alinear e integrar la tecnología, la estrategia, los procesos y los recursos humanos
• Abrir progresivamente la compañía para integrar a socios, proveedores y clientes
• Permitir una gestión descentralizada, manteniendo un control central

Altea Consulting (5) ha desarrollado un enfoque innovador para abordar la gestión del cambio, integrando la estrategia, los procesos, las personas y la tecnología, para ofrecer soluciones completas a los problemas de negocio y obtener los mayores beneficios diferenciales.

Caso de éxito: certificación de hospitales en la Unión Europea

JACIE es una corporación, establecida en Amsterdam en 1999, que ha desarrollado un sistema de acreditación estándar en el campo de la terapia celular. El proceso de acreditación de JACIE forma parte del programa ?Salud Pública 2003 ? 2008? de la Comisión Europea, con los siguientes objetivos:

• Complementar y ayudar las políticas nacionales de salud
• Proteger la salud humana y mejorar la salud publica
• Promover y coordinar el intercambio de experiencias entre países de Europa
• Combatir la experiencia, formación, información y conocimiento.

JACIE promueve la calidad en la gestión y en la práctica médica y de laboratorio a través de su programa de estándares, inspección y acreditación. El gran volumen de centros previstos para acreditarse (500 en la Unión Europea) y la complejidad del proceso suponían una carga de trabajo que excedía la capacidad de JACIE, así surgió la necesidad de crear un sistema tecnológico que permita lograr los objetivos del programa.

Tras un análisis funcional y del concurso de proveedores, JACIE seleccionó la plataforma tecnológica CollagePortal BPM Suite ® de Polymita Technologies (6), para desarrollar un portal colaborativo on-line www.jacie.org.

El nuevo proceso de inspección y acreditación de hospitales, en funcionamiento desde septiembre de 2004, ha incrementado la productividad de JACIE en un 1.000% y ha reducido considerablemente sus gastos operativos. La herramienta permite la gestión online de todo el proceso, facilitando el trabajo colaborativo, el control de usuarios por roles y la configuración de workflows. Incluye la gestión de documentos digitales y formularios dinámicos, eliminando el papel y facilitando el tratamiento y la explotación de la información en bases de datos.

Dado el carácter sensible y confidencial de la información y la estricta política de seguridad que requiere cualquier programa de salud humana, se confía a acens (7) la gestión de DataCenter-ISP. acens garantiza el acceso en todo momento a cada una de las herramientas definidas y establecidas en www.jacie.org y da soporte a la plataforma, mediante sus servicios de colocation y una Red Privada Virtual, basada en tecnología MPLS sobre ADSL.

Referencias:

1. La innovación en la empresa española, Servicio de Estudios 2004, Consejo Superior de Cámaras de Comercio
2. Growth Competitiveness Index (GCI), World Economic Forum 2004 [www.weforum.org]
3. Proudfoot Consulting, Annual Report 2004 [www.proudfootconsulting.com]
4. La empresa pierde competitividad, Expansión, Economía Europea 2003 [www.expansiondirecto.com]
5. Gestión del Cambio, Altea Consulting [www.alteaconsulting.com]
6. Polymita Technologies [www.polymita.com]
7. acens Technologies [www.acens.com]. Recomendamos conocer soluciones de correo corporativo y colaborativo.